Onkostenvergoeding chauffeurs berekenen
Elk transportbedrijf en elke chauffeur krijgt te maken met het correct berekenen van onkostenvergoeding. Deze vergoeding – in de praktijk vaak “koffiegeld” genoemd – compenseert de extra kosten die chauffeurs onderweg maken. Daarom is het belangrijk dat zowel chauffeurs als loonadministrateurs deze vergoeding goed kunnen controleren en berekenen.
De onkostenvergoeding voor chauffeurs, ook wel bekend als verblijfskostenvergoeding of koffiegeld, is een wettelijk vastgelegde vergoeding binnen de transportsector.
Wat is de onkostenvergoeding voor chauffeurs?
De onkostenvergoeding chauffeurs is een vaste vergoeding die taken en kosten onderweg compenseert, zoals maaltijden en persoonlijke uitgaven. De vergoeding is volledig vastgelegd in de cao Beroepsgoederenvervoer en verschilt per ritduur en dagtype.
Onkostenvergoeding chauffeurs volgens de cao Beroepsgoederenvervoer
De onkostenvergoeding voor chauffeurs is volledig vastgelegd in de cao Beroepsgoederenvervoer. Door de vele als/dan-voorwaarden kan het berekenen hiervan complex worden. Hierdoor gaat het in de praktijk vaak fout wanneer bedrijven de bedragen handmatig invoeren.
Bovendien verschillen de vergoedingen per dag, per ritduur en per type rit. Dit maakt het dagelijks bijhouden van de juiste onkostenvergoeding chauffeurs een tijdrovende taak binnen de loonadministratie.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je de onkostenvergoeding voor chauffeurs?
Dat hangt af van ritduur, ritsoort en eventuele overstaan-dagen. De cao geeft hiervoor vaste bedragen per categorie.
Wat is koffiegeld in de transportsector?
Koffiegeld is de informele benaming voor de verblijfskostenvergoeding die chauffeurs ontvangen als zij langer dan vier uur van hun standplaats zijn.
Dagelijkse berekening van de onkostenvergoeding chauffeurs
De onkostenvergoeding wordt per chauffeur, per dag en per salarisperiode berekend. In veel bedrijven worden gegevens nog in verschillende Excel-sheets ingevoerd. Daardoor ontstaat extra werk én kans op foutieve berekeningen.
Daarom is de VKV Calculator ontwikkeld: software die met minimale gegevensinvoer automatisch de juiste onkostenvergoeding chauffeurs berekent — snel, betrouwbaar en volgens de cao.
Basic online tool voor chauffeurs
Naast de softwarepakketten hebben wij een online basic tool ontwikkeld waarmee chauffeurs zelf hun onkostenvergoeding kunnen controleren. Hierdoor kan iedere chauffeur eenvoudig zien of de ontvangen vergoeding overeenkomt met de cao.
Onkostenvergoeding chauffeurs in de praktijk
Chauffeurs hebben recht op een vergoeding zodra zij langer dan vier uur van hun standplaats zijn. De hoogte van de vergoeding hangt af van:
- de duur van de rit
- het type rit (eendaags of meerdaags)
- eventuele overstaan-dagen (belast én onbelast)
Onderstaande tabellen tonen hoe complex deze berekening kan worden wanneer alle cao-regels nauwkeurig gevolgd moeten worden.
Voor bedrijven met meerdere chauffeurs kost dit veel tijd, waardoor automatisering een duidelijke meerwaarde biedt.
Veelgemaakte fouten bij het berekenen
- Handmatig invoeren van ritgegevens in Excel.
- Cao-regels verkeerd interpreteren (bijv. bij overstaan-dagen).
- Rittypes of ritduren verwisselen.
- Onkosten verkeerd koppelen aan salarisperiodes.
De voordelen van verblijfskostenvergoeding-software
Met meer dan 40 jaar praktijkervaring weet Jaco Langeveld precies hoe lastig het is om verblijfskostenvergoedingen, Tijd-voor-Tijd-regelingen en urenregistraties correct te verwerken. Veel bestaande salarissoftware berekent deze vergoedingen niet altijd volledig volgens de cao. Daarom werd de VKV Calculator ontwikkeld — oorspronkelijk voor intern gebruik, nu beschikbaar voor andere transportbedrijven.
Veel bedrijven stappen over op gespecialiseerde software omdat standaard salarissoftware de complexe cao-regels niet altijd volledig of correct verwerkt.
Deze software helpt bedrijven om consistent de juiste onkostenvergoeding chauffeurs te berekenen. De software wordt inmiddels gebruikt door een groeiend aantal bedrijven binnen het beroepsgoederenvervoer.
Voordelen voor kantoor en loonadministratie
- Grote tijdsbesparing bij het bepalen van de verblijfskostenvergoeding.
- Nauwkeurigheid van bijna 100%, minder fouten in de loonadministratie.
- Bovendien werkt de software altijd volgens de cao.
- Extra praktisch: een tabblad dat direct naar de loonadministratie kan worden gestuurd.
- Urenverantwoordings-tabblad: stuur dit als PDF naar chauffeurs en laat het ondertekenen — dat voorkomt discussie.
- Ten slotte lagere kosten door efficiëntere administratie.
Daarmee kiezen steeds meer transportbedrijven voor een geautomatiseerde oplossing die foutloos volgens de cao werkt.
Voordelen voor chauffeurs
- Ontvangen waar zij recht op hebben
- Juiste urenverantwoordingsstaat per periode
- Correcte vergoeding per salarismaand of 4-weekse periode
Voor chauffeurs betekent dit dat de onkostenvergoeding chauffeurs altijd correct en volledig wordt toegepast.
Beschikbare softwarepakketten
BASIC+
Geschikt voor bedrijven die snel en nauwkeurig de basis onkostenvergoeding chauffeurs willen berekenen.
PRO TOTAAL
Voor bedrijven die complete ondersteuning willen, inclusief:
- meerdaagse ritten
- nachtvergoedingen
- overstaan-dagen
- volledige urenregistratie
- maand- of 4-weekse configuratie
Bedrijven kunnen eenvoudig wisselen van pakket wanneer hun behoeftes veranderen. De PRO TOTAAL is 30 dagen uit te proberen voor € 40,-. Als enige bieden wij bovendien 24/7 persoonlijke ondersteuning — per mail of telefonisch — zodat je altijd direct geholpen wordt.
Met meer dan 40 jaar praktijkervaring als chauffeur én bijna 20 jaar ervaring met het ontwikkelen van de VKV Calculator weet Jaco Langeveld precies hoe ingewikkeld het is om verblijfskostenvergoedingen, Tijd-voor-Tijd-regelingen en urenregistraties foutloos volgens de cao te verwerken.
Meer weten over de onkostenvergoeding voor chauffeurs?
Wil je weten welk pakket het best aansluit bij jouw organisatie of heb je vragen over de toepassing binnen jouw loonadministratie? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Wil je direct weten hoe jouw organisatie onkostenvergoeding chauffeurs sneller en foutloos kan berekenen?
Vraag een demonstratieversie aan.